公司客服人員費用的管理有效辦法

時(shí)間：2024-09-04 13:08:25 辦法我要投稿

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公司客服人員費用的管理有效辦法

　　一、目的：

公司客服人員費用的管理有效辦法

　　1、加快費用報銷(xiāo)進(jìn)度。

　　2、方便統計管理，合理控制費用。

　　二、適用范圍

　　適用于客戶(hù)服務(wù)部相關(guān)管理人員及所有客服中心工作人員；

　　三、職責

　　1、分公司客服中心主管：負責對所在區域客服人員的費用審核的初審，負責審核轄區內產(chǎn)生的售后費用的真實(shí)性、合理性和票據的數量；對費用報銷(xiāo)出現的異常問(wèn)題及時(shí)提出報警；

　　2、分公司總經(jīng)理：負責對所在區域客服人員的費用審核（包含客服主管）的復審；

　　3、費用審核專(zhuān)員：負責審核全國分中心產(chǎn)生的售后費用的真實(shí)性、合理性和票據的數量，對費用報銷(xiāo)出現的異常問(wèn)題及時(shí)提出報警并上報客服部經(jīng)理；

　　4、客戶(hù)服務(wù)部經(jīng)理：負責客服部成本費用的管控以及售后費用報銷(xiāo)的合理性；

　　5、報銷(xiāo)人：負責真實(shí)地將報銷(xiāo)相關(guān)材料按照公司標準粘貼；

　　6、國內銷(xiāo)售公司副總經(jīng)理：?jiǎn)螐垐箐N(xiāo)單超過(guò)2000元審核權。

　　四、報銷(xiāo)流程

　　1、報銷(xiāo)附帶憑證和相關(guān)規定：

　　1）出差審批單：每個(gè)人的報銷(xiāo)憑證后均需附上一張出差匯總審批表，必須要有相關(guān)負責人（客服主管）審批簽字，上面填寫(xiě)清楚每半個(gè)月出差概況；

　　2）工作單（即安裝單、維修單、巡檢單）；

　　3）客服人員的電話(huà)費、市交費實(shí)行包干制度的客服中心，每月最高限額，超出部分費用自理。（以和各分公司郵件確認金額為準，如有特殊情況費用超出需向領(lǐng)導申請審批）

　　2、報銷(xiāo)周期和報銷(xiāo)憑證郵寄時(shí)間規定：

　　說(shuō)明：1）總部為各客服中心每月辦理兩次報銷(xiāo)；

　　2）辦事處每個(gè)月寄2次報銷(xiāo)到總部，每次提前或按照上述日期寄出報銷(xiāo)；

　　3）每月報銷(xiāo)時(shí)，把當日之前的所有費用整理粘貼好；

　　4）期間遇節假日依次順延。

　　5）報銷(xiāo)周期不能超過(guò)一個(gè)月，如果超期則不予報銷(xiāo)。

　　3、報銷(xiāo)審核流程

　　1）客服現場(chǎng)工程師的費用報銷(xiāo)將相關(guān)憑證按照公司要求規定粘貼好，將費用報銷(xiāo)內容錄到CRM費用系統里后直接將票據交給客服中心主管；

　　2）客服中心主管收到費用單據后，進(jìn)行審核，同時(shí)客服中心主管自己的費用報銷(xiāo)相關(guān)憑證按照公司要求規定粘貼好，一并交給分公司總經(jīng)理審核；如無(wú)誤則按照規定日期全部寄往總部客服部，每次寄出費用報銷(xiāo)之前，登記整理好費用明細和匯總表，每月報銷(xiāo)時(shí)發(fā)送至總部審核專(zhuān)員郵箱；（備注：各中心主管每月發(fā)送費用明細時(shí)，需將每月非客服產(chǎn)生費用單獨列出明細表，并詳細備注具體費用）

　　3）客服部費用審核專(zhuān)員按照公司要求對辦事處的報銷(xiāo)進(jìn)行審核，如無(wú)誤則轉交客服部經(jīng)理審核；（要求費用審核專(zhuān)員在三個(gè)工作日內審核完畢）

　　4）客服部經(jīng)理在一個(gè)工作日內審核完畢后由費用審核專(zhuān)員轉給財務(wù)部審核；

　　5）財務(wù)部收到費用單據后在七個(gè)工作日內發(fā)放報銷(xiāo)款。（注：財務(wù)部在當月29日至次月9日期間由于月度結賬，故不收任何費用報銷(xiāo)單據；）

　　注明：每月各分公司客服上報費用報銷(xiāo)至總部時(shí)請提供費用明細，并排序列好費用單編號（同一個(gè)人的費用單編號要求為連號），以便總部能確定發(fā)票等報銷(xiāo)憑證是否在運輸途中遺失。如不提供費用明細和匯總，或是報銷(xiāo)單填寫(xiě)不清楚的總部將不予受理。

　　4、考核規定

　　1）對報銷(xiāo)票據中出現多票情況，則按照報銷(xiāo)單上金額進(jìn)行報銷(xiāo)；

　　2）對報銷(xiāo)虛假（例如報銷(xiāo)沒(méi)有產(chǎn)生的費用），一經(jīng)查出則不報銷(xiāo)該筆金額。并予以報銷(xiāo)人及客服中心主管每人每次50元罰款處理，報銷(xiāo)人當月度考核直接評C；

　　3）對于客服中心超出規定日期提報費用的，不予報銷(xiāo)；（節假日等特殊情況除外）

　　4）對于不按照公司費用報銷(xiāo)規范填寫(xiě)和粘貼票據，及少票、無(wú)效票、假的發(fā)票等，視情節予以報銷(xiāo)人和客服中心主管每人每次20元罰款處理。

　　5）對費用審核專(zhuān)員不按照規定時(shí)間及時(shí)審核費用，予以逾期每天/分公司20元罰款處理；（節假日、臨時(shí)性工作延誤等特殊情況除外）

　　注意如下變更：

　　1、各分公司必須依據報銷(xiāo)時(shí)間表；

　　2、各分公司所有報銷(xiāo)必須由分公司總經(jīng)理簽字；

　　3、再次強調報銷(xiāo)規定，報銷(xiāo)將嚴格執行財務(wù)部報銷(xiāo)要求。

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