公文寫(xiě)作的方法技巧

　　1、公文分為通用公文和專(zhuān)用公文二大類(lèi)。通用公文與外界有聯(lián)系，如：通知、請示、批復、報告、函、決定、通報、意見(jiàn)等；專(zhuān)用公文是企業(yè)內部使用，一般不與外界有聯(lián)系，如：會(huì )議通知、會(huì )議紀要、備忘錄、簽報、工作聯(lián)系單、工作通報、電子函件等。

　　2、一級文適用于以公司的名義對外發(fā)文或公司內重大事情的通知、上報，譬如：以公司的名義上報報表省公司，一些事情需要請示省公司，公司下發(fā)一些管理辦法，對外單位發(fā)函等。一級文包括一級文件和一級函件。二級文則用于公司內部，以部門(mén)的名義發(fā)文，一般不對外，包括二級文件和部門(mén)電子函件。對外發(fā)文一律由發(fā)文單位擬稿，部門(mén)領(lǐng)導審核后郵件發(fā)綜合部秘書(shū)統一發(fā)文。

　　3、文件與電子函件的區別：電子函件用于工作歷時(shí)較短，日常性、臨時(shí)性、一般性的工作。文件則相反。這里強調，以分公司下發(fā)的管理辦法一定要用一級文件，以部門(mén)下發(fā)的管理辦法可以用部門(mén)文件，千萬(wàn)不要用電子函件。

　　4、上行文與下行文與上級與下級的關(guān)系，這里所說(shuō)的上下級關(guān)系，一種是組織系統關(guān)系，一種是業(yè)務(wù)系統關(guān)系。對上級用上行文，對下級用下行文，上行文如請示、報告等，下行文如通知、通報、決定、意見(jiàn)等，向同級部門(mén)或不相隸屬關(guān)系的單位，則用函。

　　5、用于向上級要錢(qián)、要物、要編制、人員、政策等資源，應用請示。

　　6、用于向上級匯報工作、反映情況等，可用報告。

　　7、用于向上級反映工作意見(jiàn)，請求給予支持，可用意見(jiàn)。

　　8、部門(mén)發(fā)文不可以超越本部門(mén)職權范圍事項，不能向同級部門(mén)發(fā)下行文。工作聯(lián)系單一般選用函。

　　9、公文的標題制作三要素：（發(fā)文單位）+關(guān)于+事由+文種例：（網(wǎng)絡(luò )運營(yíng)部）關(guān)于召開(kāi)第三季網(wǎng)絡(luò )運營(yíng)分析會(huì )的通知注意：文字務(wù)必準確、簡(jiǎn)要，一般不用標點(diǎn)符號（法規、規章和印發(fā)、批轉、轉發(fā)的文件可加書(shū)名號）

　　10、轉發(fā)文標題制作四要素：轉發(fā)（批轉）+來(lái)文單位+轉發(fā)文件題目+文種例：轉發(fā)省公司《關(guān)于寬帶互聯(lián)網(wǎng)視聽(tīng)部分直播頻道調整的補充通知》注意：轉發(fā)公文應避免使用重復用語(yǔ)和相同的文種，遇到多層轉發(fā)的處理辦法一是省略中途轉發(fā)機關(guān)，取最先發(fā)文單位。二是另擬標題，轉發(fā)情況在正文中說(shuō)明。例：“關(guān)于轉發(fā)集團公司《關(guān)于印發(fā)〈中國電信集團效能監察實(shí)施辦法（試行）〉的通知》的通知”壓縮改為：轉發(fā)集團公司關(guān)于印發(fā)《中國電信集團效能監察實(shí)施辦法（試行）》的通知》

　　11、主送單位：受理單位、主辦單位。抄送單位：主送外需要執行和知曉的其他單位。一級文抄送分公司總經(jīng)理或主管本部門(mén)工作的分公司副總經(jīng)理，二級文用抄報。注意：無(wú)論主送單位還是抄送單位，應使用全稱(chēng)或規范簡(jiǎn)稱(chēng)，兩個(gè)以上主送或抄送單位，應按行政區域、行政機關(guān)的排序，先大后小，先外后內。

　　12、公文內數字除了固定的詞語(yǔ)或成語(yǔ)外，要用阿拉伯數字，但落款要用全稱(chēng)中文。

　　13、句中較短的平級的詞和短語(yǔ)用頓號，并列復句內部分句間用分號，在分號與句號之間，分號與分號之間至少有一個(gè)逗號，在提示語(yǔ)的前后，表示提示下文或總結上文的用冒號。14、請示的標題：關(guān)于+事由+請示編寫(xiě)的守則：導言+主體+結尾導言：開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地由外到內、由大到小地提出請示的緣由、理由、背景，要求寫(xiě)得充分而又簡(jiǎn)單。例如成本支出請求，要寫(xiě)明物品的生產(chǎn)廠(chǎng)家、型號、固定資產(chǎn)編號，價(jià)格，購置或維修的原因，如果不購置或不維修會(huì )出現什么樣的情況，有多嚴重。主體：內容突出，事項集中，條理清楚，要實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要。例如成本支出請示，要寫(xiě)哪個(gè)部門(mén)鑒定必需購買(mǎi)或維修，這筆費用的單價(jià)是多少，數量是多少，幾時(shí)做預算，什么時(shí)候付現，是否有2套解決方案，如果有2套方案，你則重建議用哪一種，為什么？結尾：是一個(gè)固定的模式，()妥否，請批示。當否，請批示。是否可行，請批示。以上請示，望予審批。注意：請示的主送單位一般只寫(xiě)一個(gè)，請示應事前請示，不越級請示，如提出2個(gè)以上方案，應有傾向性意見(jiàn)。

　　15、批復的標題：關(guān)于+事由+批復編寫(xiě)的守則：開(kāi)頭+正文+結尾開(kāi)頭：你單位《關(guān)于XXX的請示》（XXXX號）已收悉，經(jīng)XX部門(mén)審核，同意XXXX，現就相關(guān)事項批復如下。正文：做出明確的答復，同意什么，不同意什么。結尾：從上級單位的角度強調一些事項，可提出希望、要求、號召。注意：在做批復公文時(shí)，要認真核實(shí)緣由的真實(shí)性，研究可行性，權衡利弊得失，有根據地表達意見(jiàn)。批復針對性要強，態(tài)度明朗，答復明確，措辭嚴謹，語(yǔ)句莊重。請示內容較多的，可分條列項地答復，對不同意的事項，應說(shuō)明不同意的理由。

　　16、通知的標題：關(guān)于+事由+通知編寫(xiě)的守則：導言+正文+結尾導言：發(fā)通知的原因，就相關(guān)事項通知如下。正文：通知事項結尾：以上通知，請遵照執行。注意：通知適用于發(fā)布（印發(fā)）本單位的規章制度，批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，職務(wù)任免、崗位聘任等，因此，主送單位要準確、清楚，嚴忌錯漏。導言簡(jiǎn)潔清晰，高度概括。正文明確具體，針對性和可行性要強。會(huì )議通知的模版：會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議內容、參加人員、本部?jì)葐挝弧⒈静客鈫挝弧⑵渌麊挝弧��?huì )議要求、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等培訓通知的模版：培訓原因、培訓對象及名額安排、培訓內容、培訓時(shí)間、培訓地點(diǎn)、培訓費用、培訓要求、報名及報到、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)、其他等。

　　17、報告的標題：關(guān)于+事由+報告編寫(xiě)守則（三段式）：情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）情況——問(wèn)題——建議（只選其中一種或兩種寫(xiě)）情況——原因——下步做法情況

　　——原因——責任及處理意見(jiàn)注意：報告是下級為了獲得上級的指導、發(fā)生重大情況或特殊問(wèn)題、已完成上級交辦或布置的事項、答復上級的詢(xún)問(wèn)、報送文件時(shí)用的一種公文種類(lèi)。因此，在寫(xiě)的時(shí)候，要注重時(shí)效，情況真實(shí)，不弄虛作假，不文過(guò)飾非，有關(guān)事實(shí)和數據務(wù)必準備確無(wú)誤。擬文時(shí)，要語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，篇幅短小突出重點(diǎn)，層次分明，不要夾雜請示事項。如果重大事件報告，要同時(shí)準備好說(shuō)明材料作為附件提交。報告與總結的區別：報告在表述方式上大量使用敘述，情況、事實(shí)點(diǎn)絕大部分文字，只是少量使用一些議論文字。總結與一般報告相比更側重對規律的揭示，對問(wèn)題的認識。報告與請示的區別：兩者都是上行文，對上級行文，但報告不要求上級批復，請示則要求上級批復，報告是事中或事后行文，請示是事前行文，報告的結尾用“特此報告”，請示則一般用“妥否，請批示。”

　　18、函的標題：關(guān)于+事由+函編寫(xiě)守則：開(kāi)頭+正文+結尾開(kāi)頭：簡(jiǎn)潔寫(xiě)明發(fā)函的緣由正文：逐一寫(xiě)詢(xún)問(wèn)、商洽、答復的具體事項及要求結尾：“特復”“特此函復”“特此函告”“盼復”“請研究函復”等。、、、、注意：擬寫(xiě)函時(shí)要注意措辭，因為彼此的地位平等，語(yǔ)言要樸實(shí)謙恭，議論說(shuō)理要適度。另外，撰寫(xiě)復函時(shí)，要就別人在函中提出的問(wèn)題回復，不是函中提出的不問(wèn)題，盡可能不要在復函中出現，不然就有畫(huà)蛇添足的嫌疑。

　　19、決定的標題：關(guān)于+事由+決定編寫(xiě)的守則：導言+主文+結尾導言：寫(xiě)明決定的原因、目的、根據、意義，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、概括。主文：闡明具體內容、落實(shí)措施、解決辦法、規定要求等。結尾：提出希望、號召、實(shí)施要求。

　　20、通報的標題：關(guān)于+事由+通報編寫(xiě)的守則：導言+正文+結尾導言：介紹通報的事件或人物，將緣由、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、后果等交待清楚。正文：分析闡明其性質(zhì)、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結尾：寫(xiě)明所做出的決定或指示性意見(jiàn)，及提出有關(guān)要求或發(fā)出號召。注意：通報只適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或情況的通用公文。此公文有較強的典型性、針對性、準確性、真實(shí)性、時(shí)效性，因此，用詞要嚴謹，注重寫(xiě)實(shí)，掌握分寸。

　　21、會(huì )議紀要的標題：關(guān)于召開(kāi)+會(huì )議名稱(chēng)+紀要編寫(xiě)的守則：會(huì )議概況+會(huì )議內容+結束語(yǔ)會(huì )議概況：開(kāi)會(huì )時(shí)間、會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議議題、出席者、主持者、會(huì )議過(guò)程等。會(huì )議內容：會(huì )議的重要發(fā)言和決議。結束語(yǔ)：希望與要求。

　　22、備忘錄：和會(huì )議紀要非常相似，區別只在于會(huì )議紀要是決策性的事項，而備忘錄是非決策性事項，只是相關(guān)部門(mén)共同約定的事項。

　　23、工作聯(lián)系單：和函的撰寫(xiě)相似，是部門(mén)之間工作聯(lián)系的一種公文，擬寫(xiě)時(shí)要語(yǔ)氣平等、誠懇、尊重、商量而非命令、指揮。它需要及時(shí)回復、反饋辦理情況，并在工作有調整時(shí)要及時(shí)告知。

　　24、寫(xiě)好公文要抓住“一個(gè)中心”和“三個(gè)基本點(diǎn)”，每份公文一般都只有一個(gè)中心思想，多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫(xiě)文之前，首先要確定中心，明確思路，然后據此去收集觀(guān)點(diǎn)和材料。中心思想從哪里來(lái)？從上級精神、領(lǐng)導意圖和客觀(guān)實(shí)際中來(lái)，而不要從我們個(gè)人的興趣喜好中來(lái)。如果在中心不明、思路不清時(shí)即著(zhù)筆，公文就會(huì )越寫(xiě)越難寫(xiě)，最后只好廢掉重來(lái)。在明確了中心思想和基本思路的基礎上，抓好三個(gè)基本點(diǎn)，或是“三部曲”。對下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫(xiě)明“為什么要做”，即目的、意義或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事項；三是“做成什么樣”，即標準、要求以及附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文，一要寫(xiě)明“我們做了什么”或“我們?yōu)槭裁匆�做”，二要�?xiě)明“怎樣做的”，三要寫(xiě)明“做得怎么樣”及體會(huì )、效果和經(jīng)驗。第一部曲的“我們做了什么”，多用于上級有布置，有要求的匯報，寫(xiě)這樣的匯報，要少寫(xiě)或不寫(xiě)目的、意義和原因；“我們?yōu)槭裁匆�做”則常常是自發(fā)地、，創(chuàng )造性地開(kāi)展工作，是主動(dòng)地對上匯報或對下發(fā)動(dòng)，這就需要把開(kāi)展工作和活動(dòng)的目的、意義、原因敘述清楚。在《講話(huà)》寫(xiě)作上，若是綜合性的，又是例行性，其第一部曲為截至目前的基本情況和經(jīng)驗體會(huì )，第二部曲為下一步的目標和任務(wù)，第三部曲為完成任務(wù)、做好工作的主要措施。若是專(zhuān)題講話(huà)，其“三部曲”一般為意義、目標和措施。

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