公文寫(xiě)作基礎：公文的文體和格式

　　公文寫(xiě)作，是指公務(wù)文書(shū)的起草與修改，是撰寫(xiě)者代機關(guān)立言，體現機關(guān)領(lǐng)導意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。下面是小編為大家整理的公文寫(xiě)作基礎：公文的文體和格式，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　公文的文體

　　公文的文體，指公文的表達方式。公文屬應用文體，應具有應用文體的基本屬性，即具有直接應用性，從本質(zhì)到現象，從總體到細節的全面真實(shí)性與嚴格遵守國家統一規定，保證公文內容完整、標記明顯的格式規范性。但它又不同于一般的應用文，具有其自身的特殊屬性。

　　第一，公文被規定以現代漢語(yǔ)的書(shū)面形式(即白話(huà)文)作為必須使用的符號系統。白話(huà)文具有通俗易懂、語(yǔ)義確切的優(yōu)點(diǎn)。

　　第二，公文兼用說(shuō)明、敘述、議論三種表達方式。這是因為公文內容的表述，必須做到事理結合，除去對客觀(guān)事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說(shuō)明以外，還要求在此基礎上進(jìn)行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀(guān)點(diǎn)與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達方式的運用上，各有側重。如規范性、公布性文件側重于說(shuō)明的方式;工作報告、會(huì )議紀要側重于敘述的方式;而內容復雜的公文，如調查報告，則需同時(shí)兼用三種表達方式。

　　公文的格式

　　公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規定。公文格式具有較強的規范性;國家有關(guān)機關(guān)以法規、規章、標準等形式對其加以規范。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應用各種現代化信息技術(shù)處理與管理公文。

　　公文格式主要是對載體的規格尺寸、載體區域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規范。

　　目前我國通用公文的格式一般為：

　　(1)公文紙采用國內通用的16開(kāi)型，推薦采用國際標準A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據實(shí)際需要確定。

　　(2)公文紙分為可用以書(shū)寫(xiě)、印刷文字、圖形等符號的圖文區，與不允許出現任何符號的白邊區兩個(gè)區域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。

　　(3)所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫(xiě)橫排版)。正文的行長(cháng)應與圖文區寬度相等(即通欄排)。

　　(4)左側裝訂。(少數民族可按其習慣書(shū)寫(xiě)，排版)。正文的行長(cháng)應與圖文區寬度相等(即通欄排)

　　(5)在公文撰寫(xiě)和印制過(guò)程中，各個(gè)組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性要求。

　　①保密等級的標注與編排。在文稿上，應根據公文的實(shí)際涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并后加“★”，必要時(shí)還應注明保密期限(如機密★5年)。

　　在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁(yè)圖文區左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

　　②緊急程度的標注與編排。在文稿上，根據情況分別標注“急”或“特急”。在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。

　　③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁(yè)上端，約占圖文區面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個(gè)作者占一行。

　　④發(fā)文字號的標注與編排。文稿上，應由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務(wù)院1997年第一發(fā)文即標作：“國發(fā)[1997]001號”。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號，聯(lián)合行文時(shí)只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

　　在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁(yè)文頭以下，居中;如有簽發(fā)人時(shí)，應居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應居中印一條長(cháng)10omm的細實(shí)線(xiàn)。

　　⑤簽發(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號與發(fā)文字號相同。

　　⑥標題的標注與編排。撰寫(xiě)文稿時(shí)，應根據有關(guān)要求正確標注標題：結構完整;語(yǔ)意確切;文字簡(jiǎn)練、醒目，字數一般不超過(guò)50字。

　　⑦主送機關(guān)的標注與編排。在撰寫(xiě)文稿時(shí)，應將收受并對本文負實(shí)際辦理、簽復責任的機關(guān)的全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或統稱(chēng)標出，標注時(shí)需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個(gè)機關(guān)為主送機關(guān)，不能“多頭主送”;除非領(lǐng)導者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導者，更不能同時(shí)直接主送幾位領(lǐng)導者;應準確界定主送機關(guān)與抄送機關(guān)的區別，避免僅依據機關(guān)的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關(guān)中的主送與抄送機關(guān);應正確標注受文機關(guān)的名稱(chēng)，禁止使用不規范的簡(jiǎn)稱(chēng)或籠統含混的統稱(chēng)，以免無(wú)人承擔實(shí)際辦理責任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送機關(guān)位于標題下，從左至右頂格排列機關(guān)的名稱(chēng)，回行繼續頂格，結尾用冒號。如主送機關(guān)不止一個(gè)時(shí)，應按其性質(zhì)、級別輕重高低以及有關(guān)規定或慣例依次排列，機關(guān)名稱(chēng)之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。

　　⑧正文的編排。在印制本上，正文位于主送機關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。

　　⑨附件標記的標注與編排。撰擬文稿時(shí)，應準確標注附件標記，注明其標題、件數、份數。

　　印制本上，附件標記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(只一件時(shí)不排)、標題、份數。每件一般占一行，字體字號與正文同。

　　⑩印章或簽署的編排。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導者占一行，先排出機關(guān)名稱(chēng)、簽署者職務(wù)，后空兩格后請領(lǐng)導簽注姓名。

　　印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應上不壓正文，下壓日期。

　　⑾作者與日期的標注與編排。撰擬文稿時(shí)，應如實(shí)在相應欄目?jì)葮俗⑼旮鍟r(shí)間、審核時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、會(huì )議通過(guò)或批準時(shí)間等，并注意標明完整確切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范簡(jiǎn)稱(chēng)，一個(gè)作者一般占一行，字體字號同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。

　　⑿注釋的編排。除個(gè)別簡(jiǎn)短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說(shuō)明的對象后用圓括號標出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁(yè)日期的下方。每項為一個(gè)自然段，如有兩項或兩項以上時(shí)，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。

　　⒀主題詞的標注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁(yè)注釋之下，通常排一行，起首頂格標“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。

　　⒁抄送機關(guān)的標注與編排。在印制本上，抄送機關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區寬度相等的平行細實(shí)線(xiàn)作為界線(xiàn)，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機關(guān)的性質(zhì)、級別和有關(guān)規定或慣例依次排印抄送機關(guān)的名稱(chēng)，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。

　　⒂印發(fā)說(shuō)明的編排。在印制本上，印發(fā)說(shuō)明位于抄送欄以下公文末頁(yè)最下端，在圖文區與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線(xiàn)等長(cháng)并平行的細實(shí)線(xiàn)，形成“印發(fā)說(shuō)明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機關(guān)字體字號相同的文字印刷。

　　公文的結構

　　公文的結構指公文的組織結構，具有規范性和相對確定性。國家有關(guān)機關(guān)對公文的基本構成作出了規范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。

　　公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$

　　公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。

　　公文的稿本

　　在公文形成過(guò)程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們在內容、外觀(guān)形式以及效用方面均有很大區別。

　　草稿。是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見(jiàn)稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見(jiàn)和修改審核使用，不具備戚公文的效用。

　　定稿。又稱(chēng)原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導人審核并簽發(fā)、正式會(huì )議討論通過(guò)或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據。

　　正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志。

　　副本。再現正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查、知照使用。

　　試行本。法規文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。

　　暫行本。法規文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬(wàn)期間具有法定效用。

　　修訂本。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一定時(shí)期后進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時(shí)使用的文本。修訂本具有法定效用。

　　不同文字稿本。同一公文在形成過(guò)程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時(shí)，不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上相同。

　　起源

　　公文，是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)。我國現存最早的公文是殷商時(shí)代的甲骨文卜辭。西周時(shí)期出現了“誓”、“誥”、“盟書(shū)”、“譜牒”、“政典”等公文形式。《尚書(shū)》是史存最早，較為系統、完整的公文典籍。《尚書(shū)》纂集了虞、夏、商、周四個(gè)朝代的公文，其體式又分為典、謨、訓、誥、誓、命六種。典，“五帝之書(shū)也”，即記錄五帝時(shí)重大國事的文書(shū)；謨，“議謀也”，即上層管理者的治世謀略記錄；訓，“說(shuō)教也”，即教誨性言辭；誥，“告也”，即告白天下的訓誡性文告；誓，“約束也”，是一種誓眾文告；命，“使也”，也就是命令。秦漢時(shí)期產(chǎn)生了“制”、“詔”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“議”等。至唐宋后，又出現了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“國書(shū)”、“諭”、“疏”、“剳”等公文樣式。明清公文在沿襲唐宋體制的基礎上，又產(chǎn)生了“題本”、“奏本”、“照會(huì )”、“堂諭”等公文樣式。

　　釋義

　　現代公文，主要指黨政機關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導和行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規范體式的文書(shū)，是進(jìn)行領(lǐng)導管理和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。也泛指各級各類(lèi)機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位制訂、使用的公務(wù)文書(shū)。

　　分類(lèi)

　　公文按性質(zhì)可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩大類(lèi)。

　　通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文；按流通來(lái)源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內部公文；按作者性質(zhì)分為黨內公文、行政公文和社會(huì )團體公文；按發(fā)文性質(zhì)分為問(wèn)文和復文；按內容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文；按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按特點(diǎn)和作用分為規范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。根據2012年7月1日開(kāi)始實(shí)施的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規定，行政公文種類(lèi)包括以下15種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、紀要、公報、決議。事務(wù)公文包括：計劃、總結、調查報告、領(lǐng)導講話(huà)稿、典型材料等。

　　專(zhuān)用公文指具有專(zhuān)門(mén)職能的機關(guān)在專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)域中形成、使用的書(shū)面材料，具有專(zhuān)指內容、特定格式。主要包括：財經(jīng)文書(shū)（市場(chǎng)調查報告、經(jīng)濟合同）、司法文書(shū)（起訴書(shū)、判決書(shū)、筆錄）、外交文書(shū)（國書(shū)、照會(huì )、護照、條約）及軍用文書(shū)等。

　　組成要素

　　公文一般由秘密等級（絕密、機密、秘密）和保密期限、緊急程度（特急、急件）、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

　　基本功能

　　公文寫(xiě)作

　　規制令使作用。公文是各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)發(fā)號施令的手段，是實(shí)施領(lǐng)導、處理公務(wù)的工具。公文在實(shí)施領(lǐng)導、實(shí)施管理中能夠發(fā)揮規范控制、令行禁止、組織協(xié)調的作用。

　　明事通情作用。各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)在實(shí)施管理職能、開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)中，在上下左右之間，需要經(jīng)常溝通情況、交流意見(jiàn)，以求共識共作。公文作為明事通情手段在機關(guān)工作中廣為應用。

　　參謀決策作用。各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)在決策和決策實(shí)施過(guò)程中，離不開(kāi)信息的搜集、處理和運用，離不開(kāi)調查研究和征求意見(jiàn)。公文以其法定的渠道和效率滿(mǎn)載各種信息為資治輔政服務(wù)。

　　宣傳輿論作用。各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導、處理公務(wù)中需要有效的宣傳輿論的支持。而公文的貫徹執行是宣傳輿論的核心。

　　商洽聯(lián)絡(luò )作用。各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)之間有許多事情需要商洽、介紹和聯(lián)絡(luò )，以便互相理解、支持和配合，發(fā)揮整體效應。此中，公文寫(xiě)作不可或缺。

　　存儲憑證作用。公文是各級各類(lèi)領(lǐng)導機關(guān)職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，是統一思想、處理問(wèn)題的基本依據。公文在執行的時(shí)候是這樣，成為檔案之后仍然是這樣。

　　主要特征

　　主題的職能性。公文是實(shí)現機關(guān)管理職能的工具和手段。在公文里，鼓勵什么遏制什么，支持什么反對什么，允許怎么辦和不允許怎么辦，或褒或貶，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。

　　材料的可靠性。在公文里所采用的事實(shí)材料、數字材料、理論材料以及所依據的法律法規、方針政策，必須真實(shí)、準確，來(lái)不得半點(diǎn)臆想、虛構和捏造。

　　結構的邏輯性。公文寫(xiě)作思維方式主要是邏輯思維，通過(guò)概念、判斷、推理，通過(guò)綜合、比較、論證形成寫(xiě)作思路，完成寫(xiě)作任務(wù)，多用說(shuō)明、敘述、議論的表達方式，慎用文學(xué)手段。文風(fēng)的平實(shí)性。力求準確、鮮明、生動(dòng)，力戒說(shuō)大話(huà)、空話(huà)、假話(huà)、套話(huà)，不能言之無(wú)物，也不能?chē)W眾取寵，要實(shí)實(shí)在在，明明白白。

　　表述的簡(jiǎn)明性。結構力求簡(jiǎn)約，層次力求簡(jiǎn)化，語(yǔ)言力求簡(jiǎn)潔，在把事情、想法寫(xiě)清楚、寫(xiě)明白、寫(xiě)透徹的前提下，文字越簡(jiǎn)越好。

　　體式的規范性。要有強烈的文體、文種意識，要注意公文的書(shū)寫(xiě)格式、語(yǔ)體特點(diǎn)，也要注意公文的附加標識。

　　寫(xiě)作要求

　　符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關(guān)的有關(guān)規定。

　　情況屬實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、文字精練、條理清楚、層次分明、標點(diǎn)正確。

　　人名、地名、數字、引文要準確。日期一般要寫(xiě)具體的年月日。

　　數字，除部分結構層次序數和詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一般用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)。

　　公文的作用

　　(一) 領(lǐng)導指導作用

　　(二) 聯(lián)系公務(wù)作用

　　(三) 宣傳教育作用

　　(四) 憑證依據作用

　　(五) 規范言行作用