會(huì)議邀請(qǐng)函的制作
會(huì)議邀請(qǐng)函的制作
在會(huì)議邀請(qǐng)函的制作中，排版部分比較簡(jiǎn)單，此處省略不提，今天主要熟悉了“郵件合并”工具欄的使用，并基本掌握“域”的概念。
我以往的疑問(wèn)“能打印一次，就打印出所有不同姓名的會(huì)議邀請(qǐng)函嗎”，通過(guò)郵件合并工具欄，解決了這個(gè)問(wèn)題。
一、建立文檔與數(shù)據(jù)源文件的關(guān)聯(lián)，也就是兩個(gè)文件之間的關(guān)聯(lián)。操作步驟如下： 1 調(diào)出“郵件合并工具欄”： 工具——信函與郵件——顯示郵件合并工具欄
2、設(shè)置文檔類(lèi)型：郵件合并工具欄第一個(gè)按鈕就是“設(shè)置文檔類(lèi)型”按鈕，通過(guò)此按鈕設(shè)置文檔類(lèi)型為“信函”。有意思的是，在剛調(diào)出郵件工具欄的時(shí)候，只有這個(gè)按鈕是可用的，其他按鈕都是灰色不可用的狀態(tài)。在設(shè)置文檔類(lèi)型后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)第二個(gè)按鈕“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”才變成可用狀態(tài)，其他的還是灰色。
3、與數(shù)據(jù)源文件建立關(guān)聯(lián)：點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，選擇數(shù)據(jù)源文件，特別需注意的是在我們選擇好數(shù)據(jù)源文件，按“打開(kāi)”按鈕后，彈出“選擇表格”窗口，在該窗口的下端有“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，如果我們的數(shù)據(jù)源文件首行是包含列標(biāo)題的'，這里就要打勾。這涉及到以后域的使用。
我們?cè)谧龊脭?shù)據(jù)源操作后，會(huì)發(fā)現(xiàn)第三個(gè)按鈕“收件人”會(huì)變成可用狀態(tài)。這個(gè)設(shè)計(jì)很是有意思，在一步操作完成后，會(huì)有唯一的按鈕變成可用，我們使用者只需根據(jù)按鈕的可用狀態(tài)按順序操作即可。
4、點(diǎn)擊“收件人”按鈕，在收件人列表中選中我們需要的收件人，然后確認(rèn)。 到此，我們就將文檔和數(shù)據(jù)源文件建立了關(guān)聯(lián)。
二、在文檔中插入域，也就是建立文檔與具體“域”的關(guān)聯(lián)
1、在文檔中，將光標(biāo)定位到需要插入域的位置，然后點(diǎn)擊“插入域”按鈕或“插入合并域”，在域列表中選擇我們需要的域，這樣就建立了文檔和域之間的關(guān)聯(lián)。
“插入word域”的下拉列表中為我們提供了“if——then——else”語(yǔ)句，這在根據(jù)性別顯示先生或女士時(shí)經(jīng)常用到。
2、插入域以后，我們?nèi)粝胗^看效果，點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，在插入域的位置就會(huì)顯示域中的具體數(shù)據(jù)了。類(lèi)似ppt中的播放按鈕。
三 打印
點(diǎn)擊“合并到新文檔”按鈕，選擇“全部”，確認(rèn)后就會(huì)生成一個(gè)包含所有收件人的會(huì)議邀請(qǐng)函，打印這個(gè)新文檔即可。
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