正確的會(huì )議通知的寫(xiě)法

時(shí)間：2024-09-05 17:10:57 會(huì )議通知我要投稿

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正確的會(huì )議通知的寫(xiě)法

　　通常，會(huì )議是溝通的主要方式，而且是單位或組織進(jìn)行工作的重要活動(dòng)。

　　會(huì )議的具體目的是：

　　(1)信息的傳達;

　　(2)信息的交換;

　　(3)相互啟發(fā);

　　(4)作出決定;

　　(5)收集創(chuàng )意。

　　根據會(huì )議的目的，可以分為以下形式的會(huì )議：

　　(1)說(shuō)明會(huì )議;

　　(2)研究會(huì )議;

　　(3)解決問(wèn)題會(huì )議;

　　(4)學(xué)習會(huì )議;

　　(5)創(chuàng )意收集會(huì )議

　　舉行會(huì )議的決定：

　　會(huì )議是為了單位或組織經(jīng)營(yíng)管理的需要而召開(kāi)，所以必須根據這一目的來(lái)判斷有無(wú)召開(kāi)的必要。計劃及召開(kāi)會(huì )議，評估成果，是上級的工作;遵照上級指示，準備會(huì )議或參加會(huì )議，是下屬的工作。會(huì )議的準備工作的周全與否，對會(huì )議的成果有極大的影響。

　　參加會(huì )議的人選：

　　會(huì )議的目的和議題決定之后，需要決定參與會(huì )議的人選。如果是例行會(huì )議，人員和開(kāi)會(huì )日期都已固定，不會(huì )過(guò)于操心。但是，為了特定的問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì )議，如果人選有誤，會(huì )議的成果必然不會(huì )樂(lè )觀(guān)，所以需要謹慎行事。

　　會(huì )議召開(kāi)者需事先調查預定參加者在時(shí)間上是否方便，并收集會(huì )議必要的各種信息，從無(wú)法出席會(huì )議的有關(guān)人員處獲取必要的意見(jiàn)、答復或文件。

　　會(huì )議日期、時(shí)間的決定：

　　會(huì )議的日期和時(shí)間要考慮議題的緊急程度及預定出席者是否方便。如果是緊急召開(kāi)的會(huì )議，時(shí)機就十分重要。有時(shí)重要人員沒(méi)有出席，會(huì )議就等于沒(méi)開(kāi)一樣，結果當然不好。緊急會(huì )議應與特別忙碌及重要的人員聯(lián)系，請他們及早計劃參加。

　　會(huì )議場(chǎng)所的選擇：

　　根據會(huì )議性質(zhì)及人數作決定，通常需要注意一下幾點(diǎn)：

　　(1)避免噪音嚴重的場(chǎng)所;

　　(2)空間大小要合適;

　　(3)預定開(kāi)會(huì )所需要的時(shí)間，確定其他人使用會(huì )議場(chǎng)所的時(shí)間，并作寬裕的時(shí)間準備;

　　(4)其他。光照，桌椅，投影儀等

　　如果有欠缺的物品，會(huì )議前必須準備或會(huì )議當天攜帶。

　　會(huì )議議程表的制作：

　　會(huì )議議程表的制作對會(huì )議的順利進(jìn)行關(guān)系重大。由上級預定議事程序和執行方法，以及時(shí)間分配等，下屬配合議程，詳細檢查接待方式，會(huì )議中的接待、會(huì )議的記錄、會(huì )議后的收拾整理等在準備方面有無(wú)疏漏之處。

　　會(huì )議通知的寫(xiě)法和傳達方法：

　　召開(kāi)會(huì )議的要點(diǎn)決定后，就需要通知全體會(huì )議對象。內部會(huì )議一般應在五天到一周以前通知;外部的人員也參加的會(huì )議，至少要在一周或十天前發(fā)出邀請通知。如果是緊急會(huì )議，或者在召開(kāi)之前時(shí)間有限，可暫時(shí)用口頭或電話(huà)通知，但即使如此，也要通過(guò)短息等發(fā)出正式書(shū)面通知，以防有人聽(tīng)錯會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)，耽誤大事。

　　在寫(xiě)通知時(shí)，一定要有：

　　(1)會(huì )議的名稱(chēng);

　　(2)出席會(huì )議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱(chēng);

　　(3)日期、時(shí)間(開(kāi)始到結束的預定時(shí)間);

　　(4)地點(diǎn)(具體在幾樓幾號會(huì )議室);

　　(5)議題(或議事內容)

　　(6)主辦者的聯(lián)絡(luò )處、電話(huà)號碼等

　　(7)開(kāi)會(huì )所在地，建筑物的名稱(chēng)、幾樓、電話(huà)號碼(必要時(shí)附地圖)

　　(8)其他：注意事項、是否備有餐點(diǎn)、是否有停車(chē)場(chǎng)，或當天需要準備的資料，都要詳細說(shuō)明。

　　對外部參會(huì )人員，要隨函附上回執，并明示期限，讓對方能在期限以前回函通知是否參加。若逾期對方仍沒(méi)有來(lái)信息告知是否參加，必須立即用電話(huà)聯(lián)系。

　　例：

　　會(huì )議通知(擬定/確定)